MARCO CONCEPTUAL

SECRETARIA

Es la persona con capacidad de liderar comunicar y conservar informaciones en el área de trabajo. Donde se desenvuelve, esta agiliza, tramita y mantiene en orden todos los documentos que a su disposición se encuentran.

Es una imagen principal de una compañía es por ello que su atención debe conllevar siempre en ayudar al cliente, hay muchos tipos de secretarias las cuales son:

SECRETARÍA CIENTÍFICA

Podemos decir que es una de las Secretarías más importantes de todo congreso, pues se encarga de forma directa de las relaciones con los ponentes (comunicaciones, recepciones y envíos, traducciones, correcciones, fomentar y coordinar las actividades entre los ponentes, etc.), de la confección del programa, ya sea cultural, científico o profesional y de la mayor parte de las tareas que tengan que ver con el "contenido" del congreso.

Esta Secretaría suele contar con la ayuda del Comité Organizador y/o de un OPC (Organizador Profesional de Congresos). También se puede encargar de elaborar y proponer programas de actuación conjunta de diversos sectores o grupos de ponentes que acuden al congreso, así como de realizar estudios y/o informes sobre las ponencias presentadas, actividad de los ponentes, etc.

SECRETARÍA EJECUTIVA

Es la que se encarga de forma general de las labores administrativas, de organización y difusión del congreso.

Entre sus principales cometidos se encuentra:

1.    Todo el proceso que tiene que ver con las inscripciones (altas, bajas, modificaciones, etc.).

2.    Coordinación y entrega del material referente al congreso: carpetas, identificaciones, documentación, etc.

3.    Coordinación, apoyo y colaboración con el Comité Organizador.

4.    Expedición de certificados, facturas, bonos y cualquier otro documento para los congresistas.

5. Información, en general, sobre el congreso, sobre otras Secretarías o Comités, etc.

                                                  

SECRETARÍA TÉCNICA

Es el canal de comunicación entre el Comité Organizador y los asistentes al congreso, y el equipo encargado de coordinar los aspectos técnicos del congreso. Entre sus funciones podemos destacar:

1.    Las contrataciones. Alojamiento de congresistas, ponentes y participantes; elección de menús, desayunos y/o "coffe break", etc.; equipos técnicos necesarios para el desarrollo de las ponencias; alquiler de salas y espacios necesarios; personal necesario para la atención de asistentes y ponentes (azafatas, auxiliares, traductores...); etc.

2.    Coordinación de los distintos servicios ofrecidos en la sede del congreso y en los establecimientos colaboradores del mismo.

3.    Elaboración de presupuestos e informes sobre los recursos necesarios, recursos empleados, recursos aplicados, etc.

4.    Establecimiento de partidas para las distintas áreas del congreso.

5.    Visitas profesionales o de carácter científico a otros centros o lugares de interés (no turístico, pues de ello se encarga la Secretaría Social o Turística).

6.    Análisis de la gestión del congreso, cierre económico y balance final de gestión.

7. Cualquier otra tarea relaciona con la parte técnica del congreso.

SECRETARÍA SOCIAL

También se la denomina Secretaría Turística. Es la encargada de realizar los "programas de ocio" o sociales, tanto para los asistentes directos al congreso (congresistas y ponentes) como para sus acompañantes. Hay determinados congresos, que no tienen programas "alternativos" para los acompañantes, por lo que se supone de la asistencia solo de congresistas.

Organizan para los congresistas y ponentes: Tours-Excursiones pre y post congreso de carácter turístico. Gestiones en cuanto a medios de transporte, reserva de billetes, etc.

Para los acompañantes: Programas especiales, celebrados durante el congreso, para ocupar el tiempo de los acompañantes con actividades de tipo cultural, social y lúdico. Visitas turísticas, compras, comidas típicas, actividades deportivas, etc.

En muchas ocasiones, los profesionales del sector, OPC's, suelen fusionar o llevar a cabo las tareas de la Secretaría Técnica y Social, en una sola, generalmente, la Secretaría Técnica.

SECRETARÍA DE RELACIONES CON LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN.

De una forma escueta, podemos decir que es el "altavoz" del congreso. Es la encargada de difundir, comunicar y dar a conocer, tanto el congreso, en su fase de inicio, desarrollo y finalización, como cualquier otro aspecto relativo al mismo. Las comunicaciones pueden ir a medios especializados o medios de carácter general.

Entre otras funciones, esta Secretaría de Relaciones Externas, se encarga de:

1.    Realizar toda publicidad para dar a conocer el congreso.

2.    Confección y envío de notas de prensa.

3.    Acordar las comparecencias en medios de comunicación como radio y televisión.

4.    Organizar las ruedas de prensa que se consideren necesarias (tanto especializadas como de carácter más generalista).

5.    Relaciones con los medios de comunicación (radio, prensa, televisión...) que solicitan la acreditación necesaria para dar cobertura informativa sobre el congreso.

6.    Contactos con otros gabinetes de prensa de congresos y organizaciones de interés para el congreso.

7.    Análisis final de resultados, en lo que respecta a difusión del congreso, impacto en los medios de comunicación, etc.

8. Cualquier otro servicio o tarea que tenga que ver con los medios de comunicación, con los gabinetes de prensa, etc.

SECRETARÍA COMERCIAL.

En la mayor parte de los congresos se buscan actividades paralelas y una de ellas es la realización de exposiciones comerciales de productos o servicios relacionados con el tema del congreso. Sirve como muestra de presentación de productos y servicios, y también, porque no decirlo, como fuente adicional de ingresos para los organizadores del congreso.

A esta secretaría también se la puede denominar como "Secretaría de Exposición", pues como su nombre indica es la encargada de todo lo relacionado con el montaje de stands, definición de espacios, normas de uso, servicios, etc.

Entre las muchas tareas asignadas a esta secretaría podemos destacar:

1. La comercialización de espacios para la exposición. El espacio de una exposición es limitado, y por ello se comercializa alquilando "módulos" que suelen venir definidos en varios tipos: desde un módulo básico hasta espacios de varios módulos.
2. Montaje y desmontaje. Se encarga el montaje y desmontaje de los stands. Hay exposicones que ofrecen esta posibilidad como optativa o puede ser "impuesta" a los expositores.

3. Servicios auxiliares. Los organizadores pueden aportar, servicios complementarios, como alquiler de mobiliario, iluminación, confección de lonetas, pancartas, etc., servicios de azafatas, servicios de carpintería, electricidad, etc.

    4.   Organización de presentaciones. Se pueden establecer horarios   especiales para presentaciones de productos o servicios, realización de demostraciones, etc.

5. Cualquier otro servicio que tenga que ver con la exposición.

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VESTIMENTA

Vestirse para la oficina: es uno de los ejercicios de estilo más complicados que existen: tenemos una normas de etiqueta que cumplir (distintas según el trabajo), tiene que ser una ropa cómoda porque estás un montón de horas con ella puesta, y al mismo tiempo, no te quieres vestir añadiéndote años encima, y además quieres verte femenina, elegante y con tu estilo propio.

En definitiva, un quebradero de cabeza. Mi principal recomendación es invertir en básicos: una gabardina, un abrigo negro, una camisa blanca, un traje negro (que podrás llevar por separado), una falda negra y jerséis y cárdigan de punto, etc. El toque personal te lo darán los complementos: un bolso de calidad, un fular, un collar llamativo, unos pendientes, etc.

Opción 1 para vestir en tu oficina.

La chaqueta es semi-entallada con un simple botón y los pantalones son rectos. La camisa es lisa de color blanco y los zapatos de tacón medio de color negro.

¿Cuándo puedo utilizarlo?

Es adecuado para cualquier ámbito, ya que es el clásico conjunto formal. Podemos utilizarlo en trabajos de cara al público, oficinas, etc.

¿Cómo se que me favorece?

Un traje formal da una imagen muy elegante y profesional. Los pantalones de pierna recta estilizan mucho, y si es negro te dará una imagen fina y muy adecuado para tu ámbito profesional.

¿Cómo puedo combinarlo?

El estilo de traje tiene distintas variantes, podemos jugar con el color de la camisa y adaptarlo al estilo y el ámbito de trabajo de cada persona. También puedes reemplazar la chaqueta por un conjunto de sweater llamados “twin set”, queda muy elegantes acompañándolo con un collar o una pañoleta.

Opción 2 para vestir en tu oficina.

Puedes utilizar un pantalón café de pierna recta y con un talle más bien alto. La camisa es a rayas verticales e color café combinando con el pantalón. La bolsa es de tamaño medio grande, de color tierra con las hebillas doradas y los zapatos a conjunto con un medio tacón.

¿Cuándo puedo utilizarlo?

Lo podemos utilizar para ir a trabajar, si lo completamos con una chaqueta café obtendríamos un traje formal con un toque dinámico creado por las líneas verticales. Y si lo combinas con una chamarra, se transforma en el conjunto con un toque informal para una reunión después de la oficina.

¿Cómo se que me favorece?

Los pantalones de pierna recta y talle alto nos estilizan mucho la parte inferior del cuerpo. Para compensar la zona superior las líneas verticales serán ideales para estiliza también parte del torso. La bolsa es perfecta, ya que es de un tamaño medio y es práctico para guardar todo lo necesario.

¿Cómo puedo combinarlo?

Para adaptar el conjunto a un estilo más formal podemos cambiar el color de la camisa el color de la camisa y combinarla en otros colores. Podemos utilizar un pequeño pañuelo al cuello de un color suave como el rosa palo que se lleva mucho esta temporada y romper con la monotonía de la gama de los cafés.

Opción 3 para vestir en tu oficina.

Los pantalones mezclilla también son rectos y de talle bajo. La blusa es suelta de un color crema cálido, tiene un cuello cerrado y una pequeña botonadura en el pecho.

Los zapatos son negros y lo combinamos todo junto a un collar plateado y negro.

¿Cómo se que me favorece?

Debemos entender que el estilo del pantalón no estiliza la figura, sólo hay que cuidar el corte de mismo, y complementado con un zapato de medio tacón negro, es cómodo y a la vez estás bien vestida.

La blusa suelta es una buena opción, da un toque femenino ya que tiene las mangas un poco abombadas y el cuello adaptable según lo queramos (más abierto o cerrado). La utilización del collar da un toque más divertido al conjunto y nos queda ideal con el color del zapato.

¿Cómo puedo combinarlo?

También podemos combinar los zapatos con el color de la blusa. La bolsa adecuada será la que combine con los accesorios (zapatos, etc.…). Ya que esta temporada hay colores muy favorecedores, atrévete con un color naranja oscuro o un mostaza, te darán un toque diferente.

¿Cuándo puedo utilizarlo?

Es el conjunto ideal para un viernes de oficina, o para trabajar en un lugar informal, pero en el que tú estés a cargo. Verás que si utilizas un pantalón informal, pero combinado con una linda camisa, ya se nota a quién deben dirigirse.

COMO SE VISTE UNA SECRETARIA

CORTESIA

La cortesía surge de una entrega auténtica y de ceder voluntariamente al otro parte de nuestro poder, de nuestro placer y quizá de nuestra comodidad... De poco nos servirá ser las personas más cultas y correctas si estas cualidades no nos proporcionan la sensación de bienestar y paz que obtenemos al dar un poco de nosotros mismos.

Ella puede abarcar o se la puede traducir también en cierto modo como todo el aspecto institucional de la vida social, las reglas existentes para el arreglo de los vínculos sociales principales.

Las fórmulas de cortesía son pequeñas frases hechas utilizadas muy a menudo en nuestra vida diaria. Aunque son muy variadas y algunas muy localistas o influenciadas por costumbres locales, vamos a indicar las más utilizadas y comunes que todos solemos utilizar a diario en nuestra vida tanto laboral, como social o familiar.

Las mismas pueden ir acompañadas en algunos casos por gestos como una sonrisa, una leve inclinación de cabeza, un saludo con la palma de la mano, entre otras.

La cortesía es una característica especial de los buenos vendedores y, en general, de las personas que logran tener preferencia cuando se establecen relaciones comerciales. Las personas que son afables son bien recibidas en todas partes y dejan una muy buena impresión respecto de ellos mismos y de la empresa a la cual representan.

NORMAS DE CORTESIA

Debemos tratar con respeto a las personas, así podemos hablar con mayor claridad y también nos respetarán.

Las normas de cortesía son frases que utilizamos en la conversación para expresar nuestro agradecimiento.

Ø  Buenos días

Ø  Buenas noches

Ø  Buenas tardes

                     

Ø  Gracias

Ø  Con permiso

Ø  Disculpa

Ø  Muy amable

Ø  Pase usted

Ø  Le ofrezco mi puesto

Ø  Por favor

Ø  No volverá a suceder

Si practicas las normas de cortesía vivirás más feliz en tu comunidad.

La forma más común de saludo es estrechar las manos. Cuando existe más confianza se saluda con un beso en la mejilla. Siempre es muy cortés, al ir de visita, llevar algún pequeño obsequio.

EL DECÁLOGO DE LA CORTESÍA

Ø  Ser afable en el trato con los demás.

Ø  Cultivar el servicio en bien de otros.

Ø  Honrar el credo de la amistad con los atributos de la cordialidad,       gentileza y desinterés.

Ø  Ser galante.

Ø  Saludar amistosamente.

Ø  Ser solidario con los demás.

Ø  Reconocer los méritos de otros.

Ø  Auxiliar al necesitado desinteresadamente.

Ø  Ser sumiso a nuestros superiores.

FÓRMULAS PARA SER CORTÉS

Ø  Siempre da las gracias por una atención recibida, aunque ésta sea elemental.

Ø  Llega puntual a los compromisos que tiene.

Ø  Presta la debida atención a su compañero.

Ø  Cuando va acompañada de un hombre, se abstiene de fijarse en otros y alabarlos delante de él.

Ø  Si al entrar en una habitación, toca primero a la puerta y pide permiso, aunque se trate de su propio esposo o sus hijos.

Ø  Si mantiene sus rutinas de higiene y belleza en privado.

Ø  Habla en voz baja, y evade temas de conversación sobre temas polémicos o comprometedores.

Ø  Consulta con su pareja la posibilidad de aceptar o no una invitación en conjunto. No toma sola decisiones que les concierna a ambos.

Ø  Evita las demostraciones exageradas de amor en público, pero si demuestra su interés en él.

Ø  Trata de complacer a su pareja y no le impone sus preferencias, ya sea para ver un programa de televisión, al ir a un restaurante, etc.

Ø  Es amable con los amigos de él, aunque tenga pocos intereses en común con ellos.

Ø  Siempre es atenta con la familia de él.

Ø  Cuando lo llama por teléfono, verifica primero si no está interrumpiendo sus actividades.

CORTESÍA EN LA MESA

Nunca está de más recordar algunas reglas que quizás tengamos olvidadas.  

Para ser una mujer perfecta, además de buena cocinera, ama de casa exigente y hospitalaria, tendremos que conocer también las principales reglas de cortesía y en particular las que tratan del comportamiento en la mesa, que las tenemos a continuación:

Ø  Masticar silenciosamente y no hablar nunca con la boca llena.

Ø  Los ruidos emitidos cuando se bebe, por ejemplo un caldo, están rigurosamente prohibidos.

Ø  No llenar nunca demasiado la boca.

Ø  Llevar la comida a la boca y no al revés.

Ø      En la mesa mantener el busto erguido, pero sin rigidez.

Ø  La servilleta no se ata alrededor del cuello, sino que se coloca sobre la falda ó los pantalones.

Ø  No apoyar los codos sobre la mesa, sino mantenerlos cerca del cuerpo, aun cuando se tenga que cortar un alimento más bien duro.

Ø  La cuchara sopera se llena sólo en sus dos terceras partes y no se apoya en los labios por su extremo, sino por un lado.

Ø  Cuando tengáis que inclinar el plato, para recoger las ultimas cucharadas de sopa, no lo inclinéis hacia vosotros, sino hacia el centro de la mesa.

Ø  El caldo en taza se bebe directamente de la taza misma sin utilizar la cuchara. Con esta última sólo está permitido probar él liquido para cerciorarse de que no está demasiado caliente.

Ø  La cuchara sopera se deja en el plato con el mango hacia la derecha y paralelo a vosotros.

Ø  Los alimentos no deben nunca esparcirse desordenadamente en el plato, sino que deben mantenerse recogidos en el centro del mismo.

Ø  El alimento se corta a medida que es llevado a la boca.

Ø  Esta absolutamente prohibido limpiar el plato con un pedazo de pan clavado en el tenedor.

Ø  Antes de beber es conveniente limpiarse la boca para evitar el dejar huellas en el vaso.

Ø  No se deben tomar nunca dos bocados a un mismo tiempo.

Ø  Los mariscos se toman con las manos, sosteniendo las conchas por un extremo. Sólo para las ostras están permitidos los cubiertos.

Ø  El pescado no se corta nuca con cuchillo, sino que se usan cubiertos especiales. Primeramente se le quita la cabeza, después la cola y finalmente se le practica un corte en el vientre, para extraer delicadamente los filetes.

Ø  El pan se corta con las manos. Está terminantemente prohibido cortarlo con el cuchillo y hacer un montón de migas alrededor del plato.

Ø  Para pelar una naranja se cortan primero los casquetes superior e inferior. Después se corta la piel en secciones verticales, que se van separando de la fruta; Luego se separan los gajos, que se llevan a la boca sin ayuda de los cubiertos.

Ø  Las mandarinas se pelan y se cortan con las manos.

Ø  Cualquier cosa que deba volver de la boca al plato se llevará con el mismo medio que sé a introducido en la boca: Por ejemplo, un hueso de aceituna o los de una naranja que se han tomado con las manos, se recogerán también con el puño semi-cerrado y se depositaran en el plato. Un hueso de pollo o cualquier otro elemento extraño se apartara con el tenedor.

Ø  No rechace nunca los alimentos que se le ofrezcan: Es mejor tomar una porción pequeña de ellos para no ofender al ama de casa. La cual podría sospechar que la comida no es de Nuestro agrado.

Ø  Para rechazar un vino o cualquier otra bebida, basta hacer una señal con la mano, en el momento en que alguien va a serviros él liquido en el vaso.

NORMAS DE CORTESÍA EN LOS MENSAJES

Al utilizar el correo electrónico es aconsejable evitar ciertas conductas y seguir una serie de normas que hagan más fácil y cómoda la comunicación con el resto de los usuarios.

CÓMO ESCRIBIR UN MENSAJE:

Hay una serie de normas que facilitan al destinatario la lectura y la comprensión de los mensajes:

Ø  Mencionar siempre el asunto. Éste debe describir el contenido del mensaje de forma clara y concreta. Así, el destinatario podrá localizar rápidamente en su bandeja de entrada los mensajes de su interés y ordenarlos. En general, los programas de correo suelen avisar cuando se intenta enviar un mensaje sin asunto, a no ser que esta opción se encuentre desactivada.

Ø  Separar el texto en párrafos Es más fácil leer un texto estructurado en párrafos que un interminable mensaje de texto continuo.

Ø  Evitar las mayúsculas. Por contraste con las minúsculas, las letras mayúsculas simbolizan gritos; por ejemplo, ciertos comentarios sarcásticos, escritos con mayúsculas, pueden llegar a parecer brutales insultos. Además, un texto escrito en mayúsculas se tarda en leer un 30% más que el mismo texto en minúsculas. Por tanto, sólo deben emplear mayúsculas en los casos que la ortografía lo recomiende.

LA CORTESÍA EN LAS EMPRESAS PRESTADORAS DE SERVICIOS TURÍSTICOS

TRANSPORTE MARÍTIMO

Ø  Ser cordial y amables con los turistas.

Ø  Darle a conocer los servicios que presta la empresa.

Ø  Demostrarle que se cuenta con un personal altamente capacitado para cumplir nuestro propósito, y de esa manera el turista se mentira seguro.

Ø  En el momento de que se presente algún contratiempo nunca se debe perder la calma, y tomar la mejor actitud para que no salga perjudicado el turista ni la empresa.